Mesmo que seja uma rotina comum às empresas, a folha de pagamento é sempre um desafio. Por se tratar de um processo que envolve os colaboradores de todos os setores da empresa, se torna uma tarefa bastante complexa, sobretudo em organizações que têm um grande número de funcionários. 

Um dos principais desafios é o acompanhamento das mudanças regulatórias, que ocorrem frequentemente e podem impactar diretamente os cálculos de salários, benefícios e encargos trabalhistas. 

Outro desafio significativo é a necessidade de garantir a precisão nos cálculos. Qualquer erro pode gerar insatisfação entre os colaboradores ou até mesmo problemas legais. Em empresas com um número elevado de funcionários, gerenciar manualmente informações como horas extras, descontos e bonificações pode ser extremamente trabalhoso e suscetível a falhas humanas.

Por isso, afirmamos com muita certeza que a solução perfeita para empresas de todo porte e segmento é a automatização de processos da folha de pagamento. Você também perceberá isso ao notar alguns sinais de que é o momento de automatizar e que manter manualmente rotinas como fechamento e verificação da folha impactará negativamente em vários resultados da sua empresa. 

A folha de pagamento envolve quais atividades?

A folha de pagamento envolve vários processos: 

• cálculo do salário;
• dedução de impostos;
• contribuições previdenciárias;
• cálculo de benefícios;
• cálculo de horas extras;
•  cálculo referente a alteração salarial; entre outros. 

Esses processos são essenciais para que a remuneração dos colaboradores esteja de acordo com a lei e os acordos coletivos vigentes. 

Além disso tudo, há também o cumprimento das obrigações fiscais, pagamento de férias, atualização do eSocial e os processos de admissão e demissão de colaboradores. 

Lembrando que não é um processo que aconteça em massa, sobretudo, porque cada colaborador tem sua especificidade: auxílio-creche, insalubridade e descontos relacionados ao pagamento de pensão a filhos, por exemplo. Imagine isso em empresas com grande número de funcionários. Imagine também todos esses processos feitos manualmente: quanto tempo gasto e qual a probabilidade de inconsistências. 

Por isso, reforçamos a importância de as empresas embarcarem totalmente na transformação digital e deixarem de lado o máximo de processos manuais que puderem, apostando na automatização para promover melhorias em seus processos organizacionais, principalmente nos mais complexos, como os do Departamento Pessoal. 

5 sinais de que sua folha de pagamento precisa ser automatizada

Automatizar a folha de pagamento pode transformar a gestão da folha de pagamento de sua empresa, economizando tempo e dinheiro. 

Aqui estão cinco sinais claros de que chegou a hora de adotar a automatização:

1. Erros recorrentes

Erros frequentes nos cálculos da folha de pagamento é um sinal claro de que as coisas não estão bem, significa processos manuais ineficientes ou sistemas desatualizados. 

Pagamentos incorretos, deduções equivocadas ou falhas em encargos trabalhistas podem resultar em retrabalho ou multas, além de insatisfação entre os colaboradores.

Com as rotinas automatizadas, cálculos complexos são realizados com precisão, reduzindo falhas humanas e garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as regulamentações.

2. Atrasos nas entregas

Se a folha de pagamento frequentemente é entregue com atraso, isso pode impactar negativamente no clima organizacional e na confiança dos colaboradores. 

Esses atrasos geralmente são causados pela dificuldade de consolidar dados manuais, como horas extras e benefícios, ou por falhas na comunicação entre os departamentos.

A automatização permite que todos os dados sejam integrados em uma única plataforma, agilizando o processo e assegurando que os prazos sejam sempre cumpridos.

3. Excesso de tempo gasto nas tarefas

Sua equipe de Departamento Pessoal gasta horas, ou até dias, gerenciando informações da folha de pagamento? Isso é um sinal claro de que os processos manuais estão comprometendo a produtividade. 

Consolidar informações de planilhas, calcular encargos e gerar relatórios manualmente pode consumir um tempo valioso que poderia ser usado em atividades mais estratégicas.

Soluções automatizadas aceleram esses processos, permitindo que sua equipe se concentre em iniciativas que realmente impulsionam o crescimento da empresa.

4. Insatisfação dos colaboradores

Uma folha de pagamento desorganizada pode gerar insatisfação entre os colaboradores, especialmente quando ocorrem erros ou atrasos nos pagamentos. 

No entanto, ao automatizar a folha de pagamento, sua empresa garante pagamentos pontuais e precisos, assegurando que os colaboradores recebem seus salários em dia e sem problemas de cálculos.

5. Aumento dos custos no setor

Se os custos de gestão da folha de pagamento estão subindo, é provável que processos manuais ou ineficientes estejam drenando recursos. O retrabalho, multas por erros fiscais ou gastos com papelada são exemplos de despesas que podem ser evitadas com um sistema automatizado.

Além dessas situações, os custos aumentam quando a empresa tem que pagar horas extras para que os colaboradores do setor consigam entregar a folha em dia. 

O Guardian automatiza os processos da folha de pagamento da sua empresa

Diante dos sinais que mostramos, afirmamos com muita certeza que a solução para superar esses desafios na gestão da folha de pagamento de sua empresa está na automatização. 

O Guardian, software de gestão dos dados da folha de pagamento, automatiza as rotinas do DP e é um suporte eficiente na verificação da folha. É uma aplicação que faz o cruzamento de dados para controle de procedimentos da folha, assim como uma varredura para encontrar inconsistências. 

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