Por que a automação de processos em alguns setores é tão natural para algumas empresas e um desafio para outras?

O Departamento Pessoal (DP), por exemplo, é um desses setores. Gestores, diretores e qualquer outro responsável por uma organização sabem sobre a importância da automação, no entanto, setores como o DP normalmente não são prioridade. 

Por isso, ao demorar para incorporar tecnologias que ajudam nas rotinas de DP, as empresas deixam de aumentar sua eficiência operacional, economizar gastos e reduzir erros. 

O que é o Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal (DP) é uma área das empresas responsável pela administração dos colaboradores e sua relação com a empresa, sob o ponto de vista das questões trabalhistas. Na prática, o Departamento Pessoal garante o cumprimento do contrato de trabalho por parte do trabalhador e da empresa. 

Isso envolve todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias, cabendo ao P assegurar que os direitos dos trabalhadores sejam garantidos, assim como evitar passivos trabalhistas e multas para a empresa.

Por que o Departamento Pessoal é suscetível a erros?

O Departamento Pessoal envolve a execução de várias atividades e o trabalho com informações que envolvem diversos dados dos colaboradores e muitos cálculos. Um erro de digitação e uma letra ou um cálculo errado geram muita dor de cabeça quando enviados ao órgão competente. Além disso, problemas nos cálculos de salários e benefícios, por exemplo, também causam insatisfação nos colaboradores. 

Para que se tenha uma ideia do tanto de rotinas de um DP, vamos relembrar. É competência do Departamento Pessoal a execução de: 

1. Admissão e desligamentos

Processo que envolve a formalização da entrada ou saída de colaboradores, garantindo o cumprimento de todas as obrigações legais, desde o registro em carteira até a homologação.

2. Concessão de licenças, afastamentos e férias

Gestão de períodos em que o colaborador se ausenta, seja por motivos de saúde, licença-maternidade ou direito a férias, com base nas regras da legislação trabalhista.

3. Remuneração, folha de pagamento e gestão de benefícios

Abrange o cálculo de salários, descontos, adicionais e a administração de benefícios como vale-transporte, plano de saúde e alimentação, assegurando conformidade legal.

4. Controle da jornada de trabalho via gestão do ponto

Monitoramento de horas trabalhadas, banco de horas e horas extras por meio de sistemas de ponto eletrônico ou manual, garantindo precisão e transparência. É importante salientar que a gestão de ponto é um dos processos mais difíceis e estressantes que as equipes de DP enfrentam.

5. Indicadores

Métricas e dados que permitem acompanhar e avaliar a performance da equipe, como rotatividade, absenteísmo e produtividade, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.

6. Envios do eSocial

Processo de transmissão das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao governo, centralizando todas as informações em um único sistema.

7. DCTFWeb

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais relacionada às contribuições previdenciárias e de terceiros, enviada mensalmente à Receita Federal.

8. DIRF

Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, que informa à Receita Federal os valores pagos e os tributos retidos dos colaboradores ao longo do ano. É importante lembrar que a partir de 2025, a DIRF deixa de existir, sendo substituída pelo eSocial/EFD-Reinf. 

9. Cumprimento da LGPD

Adequação às normas da Lei Geral de Proteção de Dados para assegurar o tratamento seguro e transparente das informações pessoais dos colaboradores.

De que forma os erros no DP podem ser reduzidos?

Com tantos dados e informações circulando diariamente nas empresas, é compreensível que ocorra uma falha ou outra. Mesmo com conferências, muitas vezes o erro ainda passa despercebido ou sem que o responsável saiba que houve alguma alteração — este ponto está diretamente ligado à comunicação clara entre o setor. 

Imagine uma equipe de DP lidando com informações de colaboradores de uma grande empresa, com centenas ou até milhares de trabalhadores e todo mês manusear dados e informações diferentes, pois pode haver descontos por faltas não justificadas, horas extras, alterações nos benefícios etc. O que queremos dizer é que nem todo mês é igual, dessa forma, equívocos podem acontecer. 

Por isso, a automação das rotinas do DP é necessária, pois diminui a chance de erros, pois processos otimizados são mais precisos, além de ágeis e rápidos. Dessa forma, os colaboradores do setor trabalham com mais segurança nas tarefas e não perdem muito tempo com retrabalhos.

Por que a automação no DP melhora a eficiência do setor?

É claro que empresas com muitos trabalhadores certamente já têm algum tipo de automação, mas o universo da transformação digital evolui a cada momento e inova em soluções para otimizar o trabalho em setores como o Departamento Pessoal. 

Um software de automatização de processos da folha de pagamento, como o Guardian, por exemplo, otimiza ainda mais o trabalho do DP e aumenta sua eficiência operacional, gerando resultados expressivos para a organização. 

Fazendo um trabalho de conferência do fechamento da folha, a aplicação (que pode ser aplicação integrada com o ERP da empresa), garante um fechamento preciso, rápido e sem a necessidade de retrabalhos. 

A eficiência é resultado dessa tecnologia, mas também de equipes menos estressadas e sob pressão com prazos. 

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