Empresas de todos os portes e segmentos evoluíram bastante nas últimas décadas com a automação e automatização de processos e rotinas. Isso fez com que setores como o departamento pessoal (DP), TI e outros, se tornassem menos dependentes de tarefas manuais e mais eficientes.

Ao diminuir ou retirar o trabalho manual, essas empresas ganham sob vários aspectos: competitividade, produtividade, redução de custos, entre outras vantagens. 

O departamento pessoal, por exemplo, se torna um grande diferencial competitivo para as organizações. Embora muitos diretores ou gestores muitas vezes não tenham essa percepção, é um dos setores que, se bem alinhado e funcionando corretamente, geram resultados que impactam nos demais setores da empresa. 

Se esse é seu caso ou se você quer melhorar a automatização dos processos de seu departamento pessoal, continue a leitura!

A diferença entre automação e automatização está no uso, no escopo e na abrangência dos dois termos, embora muitas vezes eles sejam utilizados como sinônimos.

Automação

Automação refere-se ao processo mais amplo de uso de tecnologias avançadas e sistemas de controle para tornar processos independentes de intervenção humana. Isso geralmente envolve o uso de máquinas, algoritmos, sensores e inteligência artificial (IA) para permitir que sistemas operem sozinhos, com o mínimo de supervisão. 

A automação está fortemente associada à indústria e à robótica, mas também abrange áreas como automação de processos de negócios, onde o objetivo é reduzir a necessidade de operação humana em processos complexos.

Automatização

Já a automatização é um conceito mais específico e, normalmente, está associada à substituição de tarefas manuais por softwares ou aplicações. Ela diz respeito à implementação de tecnologia para simplificar e otimizar uma tarefa em particular, sem necessariamente remover toda a intervenção humana. 

Esse processo tende a ter um foco mais restrito e, muitas vezes, é visto como o primeiro passo em direção à automação completa. Sendo assim, podemos dizer que a automatização de rotinas de departamento pessoal são parte do processo de automação dentro de uma empresa. 

Tanto a automação quanto a automatização são parte da transformação digital, o processo de integração de tecnologias digitais em todas as áreas de uma organização para alterar fundamentalmente a forma como a empresa opera e entrega valor a seus clientes.

O diferencial competitivo que as empresas ganham com a automatização das rotinas manuais e resultados de uma gestão eficiente de DP podem ser vistos em:

• diminuição ou extinção de retrabalhos;
• diminuição de custos com horas extras ou contratação de pessoal;
• otimização de tempo, com tarefas entregues no prazo;
• diminuição do turnover e retenção de talentos: trabalhadores mais satisfeitos, sem se preocupar com dores de cabeça por falhas ou problemas em seus holerites;
• rotinas mais ágeis, rápidas e precisas
• diminuição de encargos jurídicos, por conta de erros no e-social

É importante salientar que tudo que acontece no departamento pessoal reflete em todos os setores e colaboradores das empresas. Por isso que o DP pode se tornar o diferencial competitivo, ou seja, aplicar estratégias que aumentem sua eficiência operacional e impactem positivamente nos resultados da empresa, fazendo com que ela se destaque da concorrência. 

As transformações no departamento pessoal acontecem em várias rotinas do setor, veja algumas a seguir. 

No controle da jornada de horas e horas extras

Com o ponto eletrônico integrado à ERP e um software de gestão dos dados da folha de pagamento (que também se integra à ERPs), a gestão da jornada, horas extras, banco de horas e adicionais noturnos fica muito mais fácil e precisa. 

Dessa forma, não é preciso se preocupar com problemas na remuneração dos colaboradores, assim como de outros entraves, que podem causar, inclusive, problemas na Justiça do Trabalho. 

No lançamento, fechamento e verificação da folha de pagamento

O departamento pessoal tem que garantir que os cálculos e lançamentos referentes à remuneração e benefícios dos colaboradores sejam feitos corretamente. Quando esse processo é realizado manualmente, há uma maior suscetibilidade a erros humanos, como falhas de cálculo ou esquecimentos de informações importantes.

Porém, ao adotar soluções automatizadas, esses processos tornam-se mais rápidos, padronizados e confiáveis. Um software de automatização de processos da folha de pagamento pode realizar cálculos automáticos com base em dados previamente cadastrados, garantindo que as deduções e adicionais sejam processados de forma correta. Dessa forma, se reduz a possibilidade de erros e também o tempo gasto nessas tarefas. 

Na gestão de licenças e férias

A administração de licenças e férias pode ser um processo desafiador quando realizado manualmente, especialmente em equipes maiores, onde é necessário controlar datas, prazos e direitos de cada colaborador. A automação torna essa rotina mais eficiente e organizada.

Para licenças como afastamentos médicos ou maternidade, a integração entre sistemas de folha de pagamento e aplicações de automatização de rotinas da folha garante que os períodos sejam corretamente registrados e que os cálculos relacionados (como INSS e FGTS) sejam realizados sem erros. Isso reduz o risco de falhas administrativas e melhora a experiência do colaborador ao simplificar processos burocráticos.

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