A produtividade do time de RH (Recursos Humanos) ou DP (Departamento Pessoal) de uma empresa é sempre uma preocupação para seus gerentes e gestores. Embora eles utilizem ferramentas e metodologias com a intenção de otimizar tempo e diminuir erros e falhas que provocam a refação de tarefas, sempre há dificuldades. 

Isso acontece pela própria natureza dos processos dos setores de Recursos Humanos/Departamento Pessoal, que são bastante burocráticos e que demandam muito tempo entre alimentação dos sistemas e conferências.

A folha de pagamento é um exemplo: coleta de informações sobre horas trabalhadas, faltas e horas extras, cálculos de salários e contribuições, benefícios, entre outros. O fechamento da folha movimenta muita informação e exige horas de trabalho da equipe. 

No entanto, em plena era da transformação digital e de muitos recursos tecnológicos para os negócios, a automatização desse tipo de processo já elimina parte dos problemas de gestão de tempo dos setores de RH ou DP — e não somente no fechamento de folha, mas também nas demais rotinas desses setores. Portanto, é hora de falarmos sobre isso. 

Entenda a relação entre gestão de tempo e produtividade e os impactos no RH

A gestão de tempo adequada no RH ou DP garante que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo estipulado e impulsiona a produtividade. 

Isso significa realizar as diversas atividades do setor, como recrutamento, seleção, treinamento, desenvolvimento de funcionários, administração de benefícios, conferência da folha de pagamento e conformidade regulatória, entre outras, com mais precisão e agilidade. 

Quando o tempo é gerenciado de forma eficaz, os funcionários do RH podem priorizar suas atividades focando nas tarefas mais importantes e urgentes. Com tudo identificado e organizado por prioridades, os colaboradores desempenham melhor suas funções e conseguem fazer mais em menos tempo. 

Por exemplo: os recrutadores podem preencher vagas mais rapidamente, os gerentes de DP podem processar folhas de pagamento com mais celeridade e os profissionais de desenvolvimento de talentos podem implementar programas de treinamento de forma mais eficaz.

Entretanto, somente as ferramentas de gerenciamento de tempo não conseguem potencializar os esforços dos colaboradores em suas tarefas. É preciso contar com recursos auxiliares, como soluções de gerenciamento de Departamento Pessoal ou Recursos Humanos, sobretudo nas rotinas desses departamentos, como eventos do eSocial, gerenciamento e conferência da folha de pagamento. 

Como a produtividade no RH e DP influência no resultado financeiro das empresas

A expressão “tempo é dinheiro” é realmente verdade, e sabemos que não dá para relaxar quando se trata de dinheiro, pois é o que movimenta qualquer tipo de negócio. 

Sendo assim, é preciso investir em recursos que promovam uma melhor  produtividade do time de RH. 

E, como vimos, é uma cadeia de resultados: a gestão de tempo impacta na produtividade, que influencia nos resultados financeiros que, por sua vez, resulta na sustentabilidade dos negócios. 

De forma prática, quais são esses impactos? Veja abaixo alguns exemplos:

Redução de custos com retrabalhos ou horas extras

Um RH e DP produtivos podem reduzir custos operacionais, como horas extras desnecessárias por causa de trabalhos lentos ou retrabalhos. 

Melhor gestão de talentos

Um RH eficaz pode recrutar, reter e desenvolver talentos de forma mais eficiente e reduzir os custos associados à rotatividade de funcionários e à contratação constante. Entretanto, para isso acontecer, as equipes precisam ser mais produtivas para focar em ações estratégicas na gestão de pessoas. 

Como ter mais tempo? Como vimos, otimizando tarefas complexas e burocráticas, com soluções como aplicativos de gerenciamento de processos de RH e DP. 

Conformidade regulatória

O cumprimento das regulamentações trabalhistas e fiscais é crucial para evitar multas e penalidades financeiras. Um Departamento Pessoal eficiente e otimizado com soluções integradas à ERP para a automatização de processos burocráticos garante que todas as tarefas relacionadas à produção, conferência da folha de pagamento, encargos e conformidade legal sejam tratados corretamente, reduzindo o risco financeiro para a empresa.

Eficiência operacional

O conceito de eficiência operacional está diretamente ligado à minimização de desperdícios e à maximização da produtividade, qualidade e rentabilidade. Significa identificar e eliminar dificuldades nas tarefas, reduzir custos desnecessários, simplificar procedimentos, automatizar tarefas repetitivas e otimizar o fluxo de trabalho.

5 estratégias úteis para gerenciar tempo e aumentar a produtividade no RH

Que tal conhecer cinco formas de gerenciar o tempo e ter resultados expressivos na produtividade do time de RH ou DP? 

1. Estabeleça prioridades claras 

Identifique as tarefas mais importantes e urgentes e concentre-se em executá-las. Use técnicas de priorização, como a matriz de Eisenhower ou a matriz GUT, para determinar quais atividades são prioridade.

2. Implemente ferramentas de gestão do tempo

Utilize ferramentas de gestão do tempo, como aplicativos de calendário, listas de tarefas e técnicas de gestão de tempo, como a técnica Pomodoro, para aumentar a produtividade e manter o foco nas tarefas.

É importante que os colaboradores tenham uns minutos de descanso entre x de tempo trabalhado. Após uma pausa para um café ou para um bate-papo com colegas, o ânimo e a disposição para o trabalho voltam com tudo. 

3. Segmente grandes tarefas em tarefas menores

Grandes projetos podem ser assustadores, porém, se forem divididos em micro tarefas, o trabalho vai parecer mais fácil, menos desmotivador e mais gerenciável. Essa abordagem, inclusive, facilita o acompanhamento do progresso e permite ajustes mais rápidos, conforme necessário.

4. Promova a comunicação eficiente

Estabeleça canais de comunicação claros e eficazes dentro do departamento de RH e DP para garantir uma colaboração entre os membros da equipe. Isso reduzirá a duplicação de esforços e melhorará a produtividade geral.

5. Automatize os processos repetitivos e rotineiros

Automatize tarefas rotineiras, como processamento de folha de pagamento, agendamento de entrevistas e coleta de feedback de funcionários. Isso libera tempo para atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.

O Guardian RH, por exemplo, é um sistema que lê os dados e parâmetros do ERP TOTVS, Folha de Pagamento RM,  Protheus e Datasil, além do DP Senior. 

Com base nas informações lidas o Guardian faz a conferência das rotinas da  folha de pagamento e validação do e-Social. 

Como a automatização de processos ajuda com a produtividade de seu time de RH?

A automatização de processos rotineiros dessas áreas, beneficia a produtividade do time de RH de várias maneiras.

Conheça as três principais:

1. Redução de trabalho repetitivo

Automatizar tarefas rotineiras, como conferência da folha de pagamento, conferências de encargos lançados no ERP, verificação de inconsistências na folha, entre outras tarefas. 

Dessa forma, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas para a empresa. 

2. Minimização de erros

A automatização reduz a possibilidade de erros humanos em processos manuais, como a entrada de dados, o que melhora a precisão e a confiabilidade dos resultados.

Dessa forma, evita o retrabalho, que por sua vez influencia em aspectos como horas extras e outras atividades importantes adiadas. 

3. Rapidez e eficiência

Com processos automatizados substituindo o que antes era feito manualmente, as tarefas são concluídas em menos tempo.

Quer saber mais sobre a automatização da folha de pagamento e de outras tarefas do RH ou DP e os benefícios para sua empresa? Fale conosco!