A rotina do Departamento Pessoal (DP) é repleta de tarefas repetitivas que consomem muito tempo e recursos. 

Rotinas como controle de ponto, processamento da folha de pagamento até a gestão de benefícios, são atividades essenciais para o funcionamento da empresa, mas nem sempre são realizadas da maneira mais eficiente. 

Com a crescente demanda por produtividade e a necessidade de conformidade com regulamentações, a automatização desses processos tornou-se uma necessidade, assim como uma vantagem competitiva. 

Por isso, precisamos conversar sobre a automatização das rotinas do DP e como isso ajuda sua empresa a otimizar recursos, reduzir erros e melhorar a experiência dos colaboradores. 

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A automatização no Departamento Pessoal é essencial para aumentar a produtividade e eficiência das operações relacionadas à gestão dos recursos humanos de uma empresa. 

A implementação de sistemas e ferramentas automatizadas proporciona benefícios que impactam diretamente no desempenho e na qualidade do trabalho realizado pela equipe de DP.

Um desses benefícios é a redução significativa do tempo necessário para executar diversas tarefas rotineiras. Por meio de um sistema automatizado, processos como o cálculo de folha de pagamento, gestão de benefícios, controle de horas extras e atualização de registros de funcionários, entre outros, são realizados de forma mais rápida e eficiente. 

Além disso, a automatização também melhora a verificação de informações, garantindo maior precisão e confiabilidade nos dados gerados e processados pelo DP. 

Por meio de sistemas automatizados, é possível implementar mecanismos de validação de dados que identificam e corrigem automaticamente possíveis erros, como inconsistências nos registros de funcionários ou cálculos incorretos de remuneração. 

Essa maior precisão na verificação de informações é fundamental para assegurar a conformidade com regulamentações legais e evitar possíveis penalidades decorrentes de erros ou omissões.

Economizar recursos financeiros é o objetivo de muitas empresas, entretanto, nem sempre conseguem encontrar formas eficientes de fazer isso. 

A automatização de rotinas do DP é uma das formas de obter resultados expressivos de várias maneiras. Ao otimizar processos e gerar resultados como mais produtividade, menos retrabalho, conferências mais apuradas, entre outros, os resultados impactam na redução de custos com horas extras, contratação de mais colaboradores etc. 

Você, como empresário ou gestor, deve entender que a evolução dos processos manuais para os digitalizados e fluxos de trabalho otimizados é uma necessidade e não mais um diferencial ou um apoio — e que junto vêm os benefícios, inclusive financeiros.

Para que a automatização das rotinas do Departamento Pessoal gere os resultados esperados, é preciso estar atento a pontos essenciais ao iniciar:

1. Identifique as atividades que podem ser automatizadas

O primeiro passo é fazer um mapeamento de todas as tarefas e responsabilidades do DP, sobretudo às manuais. Para identificar o que pode ser automatizado, considere três principais pontos: 

A tarefa: 

• é repetitiva e recorrente?
• exige interação humana?
• pode se tornar mais precisa com a automatização?

Dessa forma, você pode, além de definir o que vai ser automatizado, elencar as prioridades. 

2. Mapeie as principais dificuldades e problemas enfrentados

Esta etapa pode contar com o auxílio da equipe. Afinal, quem melhor do que quem desenvolve as tarefas para dar os melhores feedbacks, não é mesmo?

A partir das respostas e opiniões dos colaboradores se torna mais fácil descobrir quais os problemas mais urgentes, as maiores dificuldades e quais atividades demandam mais tempo da equipe. 

3. Invista em uma boa solução em automatização de DP

Escolha uma solução que atenda às necessidades em automatização de sua empresa, como o Guardian, uma aplicação que pode ser integrada aos ERPs e ajuda na conferência da folha de pagamento, no compliance, nos eventos do eSocial, entre outros. 

4. Elimine o excesso de burocracia

Processos bastante burocráticos são naturais em setores de DP. No entanto, é possível reduzi-los, otimizando processos internos, os deixando menos carregados dessas etapas burocráticas. 

A automatização auxilia bastante, pois sua integração ao ERP ajuda a tornar os processos mais ágeis, além de reduzir a rotina manual com papéis, formulários e documentos diversos. 

5. Treine a equipe

O sucesso da automatização depende, em grande parte, do comprometimento da equipe. Por isso, o treinamento dos colaboradores é essencial, principalmente quando há pessoas condicionadas às metodologias antigas de trabalho e um pouco resistentes às tecnologias. 

Tanto os líderes quanto os colaboradores precisam ter a compreensão do que significa a automatização de rotinas do departamento pessoal, como a empresa e equipes se beneficiam com essa solução. 

Por fim, não esqueça de monitorar os resultados. Defina indicadores para avaliar o desenvolvimento das rotinas e detectar avanços. Com esse acompanhamento, você identificará pontos que precisam ser aperfeiçoados e poderá definir ações para melhorias. 

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