O Departamento Pessoal (DP) é um dos principais pilares de uma empresa, pois cuida das questões burocráticas relacionadas aos colaboradores, seguindo todas as normas trabalhistas e a legislação em vigor.

É uma área técnica que faz um trabalho minucioso, que requer controle absoluto das informações dos funcionários da empresa, sem erros. Porém, sabemos que as pessoas são passíveis de cometê-los. 

Acontece que erros no DP, desde falhas no lançamento de informações, conferência da Folha de Pagamento até a falta de processos bem definidos, podem gerar problemas diversos para a empresa, como colaboradores insatisfeitos e até mesmo litígios trabalhistas. 

Isso impacta nos resultados da empresa, causando prejuízos por causa de gastos desnecessários. 

Importância do Departamento Pessoal para o funcionamento da empresa

O Departamento Pessoal é responsável por cumprir a legislação a fim de evitar processos trabalhistas. 

Esse setor lida com muitas informações, uma vez que há muitos registros e muitos detalhes sobre cada colaborador que após serem registrados, devem ser acompanhados e lançados no eSocial, na Folha de Pagamento e etc. 

Além disso, os profissionais do DP têm que estar sempre atentos às atualizações das leis trabalhistas, acordos sindicais, convenções coletivas e tudo que diz respeito às relações trabalhistas. 

Importância da precisão e eficiência no DP

Como dissemos anteriormente, erros, mesmo que não sejam tão graves, desencadeiam uma série de situações que prejudicam o desempenho do setor por causa de retrabalhos, atrasos e o não cumprimento das obrigações legais, por exemplo. 

Por isso, é extremamente necessária muita atenção à eficiência e precisão das informações em cada processo no DP. 

Dessa forma, o cumprimento das regras e legislações, assim como o controle do tratamento correto dos dados só é possível com ajuda de soluções em automatização de processos do DP, como atendimento ao eSocial, conferência da Folha de Pagamento e compliance.

Tipos de erros comuns no Departamento Pessoal

Você sabe quais são os erros mais comuns no Departamento Pessoal? 

1. Erros de cálculo de Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é uma das rotinas mais importantes das empresas,  pois é por meio da Folha de Pagamento que são calculados os proventos e descontos dos colaboradores. 

No entanto, por envolver muitos cálculos e informações que mudam todos os meses, eventualmente algum erro pode passar sem que os profissionais do setor percebam. 

Entre os principais erros na Folha de pagamento estão: 

• falhas no registro do descanso semanal remunerado;
• não computar atrasos, faltas e horas extras;
• não seguir as orientações da Convenção Coletiva de Trabalho;
• erros de cálculo de INSS, FGTS e IRRF;
• classificação errada de cargos;
• não atualizar os reajustes salariais.

2. Falhas na administração de benefícios e licenças

A falta de atenção aos benefícios ou às licenças pode causar insatisfação dos colaboradores e afetar o clima organizacional. 

Entre os benefícios que as empresas oferecem estão os legais, como:

• férias remuneradas;
• 13º salário;
• vale-transporte;
• licença-maternidade e paternidade.

Já outros tipos de benefícios são os espontâneos, como:

• adiantamento de salário;
• planos de saúde;
• plano odontológico;
• bonificações;
• vale-refeição;
• comissões; 
• participações nos lucros, entre outros. 

É preciso estar atento à gestão desses benefícios, às informações sobre cada um deles, assim como ao cálculo e lançamento na Folha. 

As falhas podem ocorrer de diversas formas, como esquecimento de um adiantamento de salário, erro no cálculo de comissões, desconto do VT não lançado etc. 

Do mesmo modo, é preciso estar atento também às anotações referentes aos colaboradores que estão em licença, seja por férias, doença ou acidente de trabalho, dentre outros, para não realizar pagamentos indevidos, como de vale-refeição ou vale-transporte, gerando despesas desnecessárias. 

3. Equívocos na gestão de registros de funcionários

Registrar adequadamente os funcionários é um ponto vital para qualquer empresa. Qualquer tipo de erro nessa etapa pode gerar problemas legais. 

Por isso, é preciso seguir as práticas corretas e os requisitos legais sempre que um novo colaborador for registrado, segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Um dos pontos que devem ter atenção é qual o tipo de contrato de trabalho: estágio, menor aprendiz, contratação temporária, de experiência ou contrato por tempo indeterminado. Um contrato definido de forma errada pode dar uma dor de cabeça das grandes e, inclusive, gerar ações trabalhistas. 

Outro ponto que merece muita atenção é a contratação de pessoa jurídica para trabalhar como CLT. Um MEI, por exemplo, não tem as mesmas obrigações que um colaborador que tem vínculo empregatício. 

Só que muitas empresas, pensando em economizar com os encargos, contratam empreendedores individuais para vagas CLT, e assim correm o risco de, mais tarde, lidar com questões trabalhistas. 

Por fim, respeitar os prazos e não errar no registro de informações. A carteira de trabalho deve ser devolvida em 48 horas e o cadastro no eSocial deve ser feito até o dia anterior ao início do trabalho. 

Ao inserir os dados do colaborador no sistema da empresa, preste muita atenção para evitar erros de digitação. Ao preencher sua carteira de trabalho, se for física, e cometer um erro, o corrija na seção “anotações gerais” do documento. Se for a carteira digital, a correção é feita dentro do portal do eSocial.

Impacto financeiro dos erros do Departamento Pessoal

Custos diretos e indiretos associados aos erros

Os custos diretos associados aos erros do Departamento Pessoal incluem retrabalho, multas por não conformidade e pagamento incorreto de salários e benefícios. Os custos indiretos podem incluir perda de produtividade, danos à reputação da empresa e custos legais associados a processos trabalhistas.

Perda de produtividade e oportunidades de economia

Os atrasos resultantes do retrabalho por causa de erros no DP podem interromper o fluxo de trabalho, afetando a produtividade não só do setor, mas também de toda a empresa.

Outra implicação dos erros é a perda de oportunidades de economia. Um Departamento Pessoal ineficiente pode não aproveitar descontos em planos de saúde, benefícios fiscais ou outras oportunidades de redução de custos. Além disso, a falta de análise de dados precisos pode resultar na falta de identificação de áreas para otimização de custos, o que poderia levar a economias significativas para a empresa.

Insatisfação dos funcionários devido a erros no pagamento ou benefícios

A insatisfação dos funcionários devido a erros no pagamento ou benefícios é um problema sério que pode afetar significativamente o ambiente de trabalho. Quando os colaboradores percebem inconsistências em seus pagamentos ou benefícios, eles podem se sentir frustrados e desmotivados. 

Os erros nos pagamentos podem causar preocupação financeira e ansiedade entre os funcionários. Eles dependem de seus salários para atender às suas necessidades básicas e responsabilidades financeiras. 

Quando ocorrem erros, como atrasos nos pagamentos, cálculos incorretos ou a falta de pagamento de horas extras, isso pode afetar diretamente tanto a estabilidade financeira quanto o bem-estar dos colaboradores.

Investimento em automatização: principal estratégia para evitar erros no DP

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