A conferência dos dados da folha de pagamento é a última etapa antes de as empresas pagarem os salários de seus colaboradores, os encargos e demais obrigações ou benefícios trabalhistas.

No entanto, qualquer discrepância nos dados de preenchimento, pode dar uma grande dor de cabeça para a empresa, até mesmo gerar passivos trabalhistas. Por isso que a conferência de dados da folha é tão importante.

Só que é um processo trabalhoso e lento, que exige muito tempo, foco e atenção — e, é claro, está sujeito a erros. A boa notícia é que há soluções que eliminam os erros e que otimizam o tempo de conferência da folha de pagamento.

Verifique se o cálculo de horas trabalhadas está certo

Um dos erros mais comuns na conferência da folha de pagamento é o cálculo incorreto das horas trabalhadas. Este erro pode ocorrer devido a registros de ponto imprecisos, falta de integração entre sistemas de ponto e folha de pagamento, ou até mesmo devido a interpretações erradas das regras de horas extras e compensações. 

Confira se não há erros nos benefícios e deduções

Benefícios e deduções incorretamente aplicados são outro problema frequente. Isso inclui erros no cálculo de férias, décimo terceiro salário, contribuições previdenciárias, planos de saúde e outros benefícios. 

Verifique se não há falhas na atualização de dados dos funcionários

Manter os dados dos funcionários atualizados é vital para a precisão da folha de pagamento. Informações desatualizadas, como mudanças de endereço, estado civil, número de dependentes e outras, podem levar a erros na aplicação de deduções e benefícios. 

Fique atento às de alterações na legislação trabalhista

A legislação trabalhista está em constante mudança, e não acompanhar essas alterações pode resultar em não conformidade e erros na folha de pagamento. Empresas precisam estar constantemente atualizadas sobre mudanças nas leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais. 

Confira os cálculos da incidência do INSS, FGTS e IRRF

Verificar os cálculos de incidência do INSS, FGTS e IRRF é fundamental para garantir que os valores sejam corretamente descontados e recolhidos. Erros nesses cálculos podem levar a problemas com a Receita Federal e outros órgãos reguladores, resultando em multas e penalidades. 

Cheque se foram aplicadas as regras estabelecidas na convenção coletiva na folha de pagamento

As convenções coletivas de trabalho estabelecem diversas regras que devem ser seguidas pelas empresas, incluindo ajustes salariais, benefícios, e condições de trabalho. Não aplicar corretamente essas regras pode resultar em conflitos trabalhistas e ações judiciais. Certifique-se de que a folha de pagamento esteja sempre alinhada com as disposições da convenção coletiva aplicável.

Verifique se a transmissão dos eventos da folha para o eSocial foi feita e se está correta

A transmissão correta dos eventos da folha de pagamento para o eSocial é crucial para a conformidade com as obrigações fiscais e trabalhistas. Falhas na transmissão podem resultar em dados incorretos ou incompletos, levando a problemas com a fiscalização.

Troque o registro e conferência manual de dados pela automatização

Não dá mais para depender de processos manuais nas rotinas do DP. Uma falha de digitação ou uma fórmula incorreta em uma planilha e o problema está criado. 

O ideal é implementar um software de gestão dos dados da folha de pagamento, integrado ao ERP e que valide automaticamente os dados inseridos, eliminando as possibilidades de erros. 

Todas as dicas acima ajudam quem faz a conferência da folha de pagamento. No entanto, é esta última dica que te mostra a melhor solução para evitar erros na conferência da folha e que entrega agilidade e rapidez na rotina de conferência. 

O Guardian é uma resposta ao que sua empresa precisa. Com esse software de automatização de processos da folha de pagamento, sua equipe não cometerá mais erros ao conferir dados da folha, pois a conferência passa a ser feita pela aplicação, que faz uma varredura em busca de inconsistências ou erros — e o melhor: em pouco tempo, aproximadamente 10 minutos. 

Vantagens de usar o Guardian para conferência da folha de pagamento:

• sua equipe não precisa trabalhar mais horas e horas na conferência da folha de pagamento;
• conferência livre de erros e inconsistências que podem gerar retrabalho ou multas do governo;
• diminuição de despesas com horas extras ou contratação de mais funcionários para dar conta dos prazos da folha;
• colaboradores mais produtivos e com tempo para as ações mais estratégicas do DP.

Cada vez mais as empresas estão se dando conta de que é impossível ficarem alheias à transformação digital e às soluções do mercado para automatização de processos. 

E quando falamos em automatização de rotinas do DP, entre elas a conferência da folha de pagamento, que é uma das mais complexas, a necessidade de soluções que agilizem essas rotinas se torna ainda mais urgente. 

Empresas que não seguem por esse caminho, deixam de otimizar tempo e processos, aumentar sua produtividade e começam a perder vantagem competitiva. 

Por isso, o Guardian é uma alternativa para melhorar as rotinas de DP de sua empresa. Quer saber mais? Fale com um de nossos especialistas!