Gestão de tempo no RH: o que uma empresa deve fazer para conseguir otimizar seus processos e aumentar sua produtividade? 

Primeiramente, é preciso entender que técnicas de gestão de tempo, sozinhas, são apenas parte da estratégia. 

Resultados efetivos também dependem de soluções que ajudem a entregar mais resultados em menos tempo. Falamos em tecnologias capazes de gerenciar a conferir processos burocráticos, como conferência da folha de pagamento no fechamento mensal, assim como seu fechamento, conferência de eventos do eSocial e outros. 

Como os setores de Recursos Humanos (RH) ou Departamento Pessoal (DP) são responsáveis por gerenciar todas as questões relacionadas aos funcionários, desde sua entrada até sua saída da empresa, isso envolve muita burocracia desde o início. 

E, como você pode imaginar, muita mão de obra e muito tempo gasto. Por isso, a gestão de tempo aliada a soluções que podem otimizar as rotinas de RH. 

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo é uma prática que envolve a organização e o planejamento eficaz de como o tempo é gasto para alcançar objetivos e realizar tarefas. Para as empresas, essa prática vai além de controlar o cronograma dos funcionários, é uma estratégia fundamental para otimizar recursos, aumentar a produtividade e impulsionar o crescimento.

Uma das principais razões pelas quais a gestão de tempo é tão importante para as empresas é o impacto direto que ela tem na produtividade, no cumprimento de prazos e até mesmo na redução de custos. 

Para que serve a gestão de tempo no RH?

A gestão de tempo no RH ou no DP ajuda a melhorar um setor que tem demandas constantes e complexas. 

A gestão de tempo é muito importante em todas as áreas de uma empresa, mas é fundamental no RH, já que é esse setor que gerencia as situações das relações de trabalho, seja nas relações interpessoais, seja na parte burocrática. 

Não é fácil desenvolver as diversas atividades relacionadas aos funcionários dentro de uma organização. Isso demanda muito tempo, além de todo o cuidado e atenção para não cometer erros com dados dos colaboradores, seja em eventos do eSocial ou fechamento da folha de pagamento, por exemplo. 

Não é exagero dizer que o DP se volta todo para o fechamento da folha de pagamento e se não houver um planejamento bem feito, as horas de trabalho se multiplicam, além de outras tarefas precisarem ser adiadas, o que compromete os prazos de entrega. 

Por isso a gestão de tempo no RH é importante, pois serve para priorizar tarefas e dedicar tempo e recursos adequados a elas. Isso garante que as atividades críticas sejam concluídas dentro do prazo e que os objetivos do departamento sejam alcançados de forma eficaz.

5 dicas básicas para melhorar a gestão de tempo no RH

1. Estabeleça prioridades

É fundamental identificar e estabelecer quais tarefas são mais urgentes e importantes para o departamento de RH. Ao priorizar as atividades, os profissionais de RH podem garantir que estão concentrando seus esforços nas áreas que têm o maior impacto nos objetivos organizacionais.

Isso ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho e a garantir que as tarefas mais urgentes ou importantes sejam concluídas dentro do prazo.

2. Planeje as atividades do setor e colaboradores

O planejamento é essencial para uma boa gestão de tempo no RH. Para isso, defina metas claras, aloque recursos adequados e crie um cronograma realista para as atividades gerais do departamento e divida em atividades específicas de cada setor e/ou colaborador.  

Um plano bem elaborado ajuda a manter todos focados nas prioridades e evita a procrastinação.

3. Utilize ferramentas de gestão de tempo

Existem muitas ferramentas disponíveis que podem ajudar no gerenciamento do tempo no RH. Desde aplicativos de calendário e listas de tarefas, até softwares de gestão de projetos, essas ferramentas podem ajudar a organizar as atividades, definir lembretes e acompanhar o progresso das tarefas.

Escolha as ferramentas que melhor se adequem às necessidades e preferências do departamento de RH.

4. Acompanhe o desenvolvimento das tarefas

É importante acompanhar o progresso das tarefas para garantir que estão sendo concluídas dentro do prazo e de acordo com as expectativas. Isso pode ser feito por meio de reuniões regulares de acompanhamento, relatórios de status ou atualizações de progresso em ferramentas de colaboração.

O acompanhamento permite identificar potenciais problemas ou obstáculos e tomar medidas corretivas, se necessário.

5. Automatize os processos mais complexos e que demandam tempo

Automatizar processos rotineiros e repetitivos no RH pode economizar tempo e recursos preciosos. A automatização reduz a carga de trabalho manual em atividades como o processamento de folha de pagamento, gerenciamento de benefícios, lançamentos e conferência de dados, tanto na folha quanto no eSocial, por exemplo. Além disso, minimiza erros, evita retrabalhos e melhora a eficiência operacional.

Quer saber como a tecnologia pode ajudar na produtividade do seu DP, otimizando seus processos, como a conferência da folha de pagamento realizada pelo Guardian? Fale conosco!