As tarefas manuais do departamento pessoal, como a inserção de dados em sistemas, o preenchimento de planilhas e o controle de documentos em papel, podem parecer simples, mas podem comprometer a eficiência e o desempenho da equipe.
Além de consumir muito tempo, essas atividades aumentam a chance de erros humanos, dificultam a análise rápida de informações e limitam a capacidade de o departamento atuar de forma estratégica.
Veja alguns impactos que as rotinas manuais podem causar no departamento pessoal:
É claro que todo colaborador dá o seu máximo na execução de suas tarefas. No entanto, não está livre de cometer erros, por distração, cansaço e até mesmo pela ação repetitiva.
As inconsistências são uma enorme dor de cabeça para quem trabalha no setor de DP. O não acompanhamento dos registros de horas trabalhadas, a inserção incorreta dessas horas na folha de pagamento, erros de cálculos nos descontos de benefícios e mesmo erros de cálculos dos salários, são exemplos de dificuldades que o setor geralmente encontra.
A necessidade frequente de ajustes pode causar problemas de confiança dos colaboradores, que esperam receber seus salários e benefícios certinhos no dia de pagamento.
Tudo que gestores esperam de seus setores é que eles funcionem como a engrenagem que são, sem falhas e no tempo planejado e necessário.
Porém, quando há dificuldades no setor, devido a erros ou inconsistências nas rotinas como a de fechamento de folha de pagamento, a demanda por mais tempo de trabalho em refação impacta nos demais resultados, diminuindo a produtividade da equipe e atrasando as demais tarefas.
Além disso, pode também gerar mais despesas com horas extras ou contratações temporárias.
Na introdução falamos sobre os impactos negativos das tarefas manuais sobre os funcionários, enfatizando o quão importante é que eles estejam satisfeitos no trabalho e não se preocupando com problemas relacionados a seus salários, direitos e benefícios.
Acontece que com a chance de erros que os processos manuais podem gerar, o reflexo na satisfação do funcionário é imediato. Quando isso acontece, o impacto recai diretamente sobre a confiança e o bem-estar do colaborador, gerando insatisfação e desconfiança, já que o funcionário pode sentir que seus direitos estão vulneráveis a falhas administrativas.
Isso além de comprometer o clima organizacional, também aumenta o estresse dos funcionários, afetando sua motivação e produtividade, sobretudo quando é algo que acontece continuamente. Essa insatisfação pode fazer colaboradores irem em busca de outras oportunidades de trabalho, aumentando a taxa de rotatividade de funcionários e promovendo a perda de talentos importantes para a empresa.
Você sabe que é possível automatizar as tarefas manuais do departamento pessoal e, dessa forma, causar menos impactos negativos, como os que citamos ao longo do artigo?
Um exemplo que sempre damos é o fechamento e conferência da folha de pagamento, uma das rotinas mais complexas do DP e que envolve o manuseio de informações importantes e sensíveis, como salários, benefícios e tudo relacionado à parte burocrática da gestão de pessoas.
Com o Guardian, nosso software de gestão dos dados da folha de pagamento, esses riscos são eliminados. Além disso, o trabalho é realizado dentro do tempo planejado, sem que seja preciso horas extras ou contratação de mais colaboradores.
E, é claro, com tudo funcionando bem e os colaboradores recebendo suas remunerações e benefícios sem complicações, não há porque se sentirem insatisfeitos com a empresa.
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