A responsabilidade do departamento pessoal (DP) nas organizações é de grande importância e impacto,  pois esse é o setor encarregado dos processos burocráticos e financeiros das relações de trabalho. 

Essas relações de trabalho sofreram profundas transformações nas últimas décadas, sobretudo pelo novo olhar das empresas em relação ao seu capital humano. Enquanto o século 20 tinha foco mais no capital físico para garantir sua vantagem competitiva, o século 21 passou a valorizar as pessoas, dando destaque à área de gestão de pessoas. 

A gestão de pessoas envolve tudo que diz respeito aos colaboradores de uma empresa, sendo o departamento pessoal um de seus pilares. Mas afinal, o que isso tem a ver com o DP desenvolver suas rotinas manualmente? Qual a relação?

A relação é a satisfação dos colaboradores. Imagine um erro de cálculo da folha de pagamento de alguns funcionários ou até mesmo de um setor inteiro. É um transtorno para a empresa e um estresse para os colaboradores. 

Chiavenato diz que “[…] As pessoas podem aumentar ou reduzir as forças e as fraquezas de uma organização dependendo da maneira como são tratadas. Elas podem ser a fonte de sucesso como também podem ser a fonte de problemas. É melhor tratá-las como fonte de sucesso.[…]”

Sendo assim, o segredo é minimizar as chances de erros no DP. Eliminá-las, na verdade. Uma forma de fazer isso é usar soluções tecnológicas que otimizem os processos das rotinas do departamento pessoal.

Por isso, precisamos falar mais sobre os impactos dos processos feitos manualmente no DP — e na empresa como um todo — e como resolver de forma definitiva.

Impactos negativos das tarefas manuais no departamento pessoal 

As tarefas manuais do departamento pessoal, como a inserção de dados em sistemas, o preenchimento de planilhas e o controle de documentos em papel, podem parecer simples, mas podem comprometer a eficiência e o desempenho da equipe. 

Além de consumir muito tempo, essas atividades aumentam a chance de erros humanos, dificultam a análise rápida de informações e limitam a capacidade de o departamento atuar de forma estratégica. 

Veja alguns impactos que as rotinas manuais podem causar no departamento pessoal:

Erros e inconsistências em processos manuais

É claro que todo colaborador dá o seu máximo na execução de suas tarefas. No entanto, não está livre de cometer erros, por distração, cansaço e até mesmo pela ação repetitiva. 

As inconsistências são uma enorme dor de cabeça para quem trabalha no setor de DP. O não acompanhamento dos registros de horas trabalhadas, a inserção incorreta dessas horas na folha de pagamento, erros de cálculos nos descontos de benefícios e mesmo erros de cálculos dos salários, são exemplos de dificuldades que o setor geralmente encontra. 

A necessidade frequente de ajustes pode causar problemas de confiança dos colaboradores, que esperam receber seus salários e benefícios certinhos no dia de pagamento. 

Perda de tempo e produtividade

Tudo que gestores esperam de seus setores é que eles funcionem como a engrenagem que são, sem falhas e no tempo planejado e necessário. 

Porém, quando há dificuldades no setor, devido a erros ou inconsistências nas rotinas como a de fechamento de folha de pagamento, a demanda por mais tempo de trabalho em refação impacta nos demais resultados, diminuindo a produtividade da equipe e atrasando as demais tarefas. 

Além disso, pode também gerar mais despesas com horas extras ou contratações temporárias. 

Aumento do estresse dos funcionários

Na introdução falamos sobre os impactos negativos das tarefas manuais sobre os funcionários, enfatizando o quão importante é que eles estejam satisfeitos no trabalho e não se preocupando com problemas relacionados a seus salários, direitos e benefícios. 

Acontece que com a chance de erros que os processos manuais podem gerar, o reflexo na satisfação do funcionário é imediato. Quando isso acontece, o impacto recai diretamente sobre a confiança e o bem-estar do colaborador, gerando insatisfação e desconfiança, já que o funcionário pode sentir que seus direitos estão vulneráveis a falhas administrativas. 

Isso além de comprometer o clima organizacional, também aumenta o estresse dos funcionários, afetando sua motivação e produtividade, sobretudo quando é algo que acontece continuamente. Essa insatisfação pode fazer colaboradores irem em busca de outras oportunidades de trabalho, aumentando a taxa de rotatividade de funcionários e promovendo a perda de talentos importantes para a empresa. 

Qual solução para eliminar os riscos de erros e falhas nas rotinas do departamento pessoal?

Você sabe que é possível automatizar as tarefas manuais do departamento pessoal e, dessa forma, causar menos impactos negativos, como os que citamos ao longo do artigo?

Um exemplo que sempre damos é o fechamento e conferência da folha de pagamento, uma das rotinas mais complexas do DP e que envolve o manuseio de informações importantes e sensíveis, como salários, benefícios e tudo relacionado à parte burocrática da gestão de pessoas.

Com o Guardian, nosso software de gestão dos dados da folha de pagamento, esses riscos são eliminados. Além disso, o trabalho é realizado dentro do tempo planejado, sem que seja preciso horas extras ou contratação de mais colaboradores. 

E, é claro, com tudo funcionando bem e os colaboradores recebendo suas remunerações e benefícios sem complicações, não há porque se sentirem insatisfeitos com a empresa.

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