As empresas não são despreparadas quando se trata de rotinas de Departamento Pessoal (DP). No entanto, por mais que tenham equipes competentes, nem sempre é possível seguir o planejamento ou cronograma estipulados.
Uma conferência errada da Folha de Pagamento, um erro de cadastro no eSocial ou outros tipos de eventos, geram retrabalho e consequentemente atrasos, gastar mais tempo e atrasar os processos seguintes.
Como o Departamento Pessoal é um dos setores que têm os processos mais minuciosos e precisa trabalhar com informações precisas e prazos, perder tempo com refações gera muitos problemas.
A boa notícia é que existem soluções que ajudam a otimizar tempo e entregam resultados confiáveis nas principais rotinas operacionais do DP, como o Guardian. É hora de automatizar seus processos das rotinas de folha de pagamento, compliance e no atendimento ao eSocial.
A insatisfação de um gestor de Departamento Pessoal pode estar relacionada ao desempenho de colaboradores, entretanto, muitas vezes o mau desempenho das pessoas pode ser causado pela falta de processos bem definidos ou planejados.
Por outro lado, muitas vezes os problemas de desempenho e produtividade podem estar relacionados a tarefas como conferências demoradas e desgastantes de planilhas e mais planilhas. Mas isso não precisa ser assim.
Aplicações como o Guardian, por exemplo, realizam de forma precisa e ágil tarefas que manualmente demoram muito tempo e requerem extrema concentração, como a conferência da Folha de Pagamento.
Para avaliar a produtividade de um time de Departamento Pessoal (DP), é essencial considerar alguns critérios como:
Eficiência operacional
Meça o tempo necessário para resolver questões comuns de DP, como processamento de admissões, demissões, alterações salariais e todas as demais rotina do DP. Processos mais rápidos geralmente indicam uma maior eficiência operacional.
Além disso, analise a frequência de erros em processos críticos, como cálculos de salários e benefícios. Um baixo índice de erros sugere um bom nível de eficiência e atenção aos detalhes.
Cumprimento de prazos
Verifique se a Folha de Pagamento está sendo processada, conferida e entregue dentro do prazo estipulado. Atrasos podem causar insatisfação entre os funcionários e problemas legais.
Também certifique-se de que todas as formalidades e documentações para admissões e demissões estão sendo cumpridas dentro dos prazos legais.
Feedback dos colegas ou superiores
Colete feedback dos funcionários sobre a atuação do DP. Isso pode incluir a satisfação com a precisão da Folha de Pagamento, a clareza nas comunicações sobre benefícios e a rapidez na resolução de dúvidas e problemas.
Muitas empresas acompanham a transformação digital e demais evoluções do meio empresarial porque sabem que, caso fiquem estagnadas e presas a moldes antigos, perdem sua vantagem competitiva.
Imagine um DP que dependa somente de processos manuais e que eventualmente tenha retrabalhos. Isso acaba prejudicando o desempenho do setor e gerando insatisfação nos colaboradores, uma vez que o DP é quem cuida de seu controle de horas, cálculo de salários etc.
Um erro na conferência da Folha, por exemplo, gera retrabalho e mais horas alocadas em um tarefa que já deveria ter sido entregue. Sem falar que, se for erro de salário, até que seja corrigido, o trabalhador pode ter que esperar, receber após o prazo legal e a empresa ainda pagar multa.
Enquanto “apagam incêndios” como esse, as atenções se voltam à solução do problema enquanto deveriam estar focadas em estratégias de crescimento e expansão dos negócios e em manter a vantagem competitiva sobre os concorrentes.
Isso é tudo que um gestor ou diretor de empresa não quer, certo?
A solução para otimizar o tempo da equipe do Departamento Pessoal é a automatização, que proporciona benefícios como:
- otimização de tarefas rotineiras;
- mais agilidade nos processos;
- mais precisão na conferência da Folha de Pagamento;
- mais produtividade da equipe do DP;
- mais segurança para manusear dados no DP;
- unificação de informações; entre outros.
As empresas estão conseguindo esses resultados por meio do uso de soluções tecnológicas como o Guardian, a automatização que sua empresa precisa para os processos de Folha de Pagamento e demais rotinas do Departamento Pessoal.
Não é nenhuma novidade que a tecnologia melhora várias rotinas administrativas que normalmente demandam diversas horas para serem feitas. Processos trabalhosos de DP, por exemplo, podem ser otimizados e assim, diminuir o tempo de sua equipe.
Com o Guardian, é possível:
- integrar com os ERPs, o sistema que lê os dados e parâmetros do ERP TOTVS, Folha de Pagamento RM, Protheus e Datasil, além do DP Senior;
- gerenciar dados da Folha de Pagamento;
- fazer conferências da Folha;
- gerir eventos do eSocial, incluindo conferências integradas ao governo;
- fazer comparativos de arquivos de retorno; entre outros.
Por que contratar o Guardian?
- Aplicações como o Guardian podem responder rapidamente a mudanças no mercado.
- Com a automatização, a incidência de erros humanos é minimizada, garantindo maior precisão nos cálculos de salários e benefícios, o que melhora a confiança dos funcionários e evita problemas legais.
- O Guardian pode escalar com o crescimento da empresa sem a necessidade proporcional de aumentar a equipe de DP, oferecendo uma solução de longo prazo que cresce junto com o negócio.
- A automatização permite que o DP opere de forma mais eficiente, reduzindo a necessidade de uma equipe grande para tarefas administrativas e, consequentemente, diminuindo os custos operacionais.
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